Wie Planen Sie eine Charity Walk oder Run

Wohltätigkeitsveranstaltungen in jeder Form sind immer beliebt, aber zunehmend werden viele Organisationen entscheiden, ihre Spendensammler durch mehr interaktive Veranstaltungen wie Spaziergänge und Läufe zu rekrutieren. Ein Wohltätigkeitsspaziergang oder -lauf ist nicht nur ein gesunder Weg für Ihre Teilnehmer, Geld für einen guten Zweck zu erheben, aber auch eine sehr sichtbare Weise, Ihre gemeinnützige Ursache der Gemeinschaft zu veröffentlichen.

Wenn ein Wohltätigkeitslauf oder Spaziergang wie eine gute Passform für Ihre Organisation scheint, hier ist ein Überblick über einige Dinge, die Sie im Auge behalten, wenn die Planung der Veranstaltung.

DIE PLANUNGSPHASE

Route auswählen
Bei der Planung einer Massenbeteiligung wie einem Spaziergang oder Laufen ist es wichtig, dass Sie sich zuerst etwas Zeit nehmen, um sorgfältig über die Route nachzudenken, die Ihre Teilnehmer verfolgen werden. Ihre Wahl der Route wird eine zentrale Rolle in anderen Entscheidungen, die Sie über Ressourcen, Mitarbeiter Größe, Sicherheit, Transport, Freiwilligen, Signage und letztlich die Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer.

Wenn Sie den Kurs abbilden, bestimmen Sie zuerst die Art des Ereignisses, das Sie halten möchten. Die meisten Fundraising-Veranstaltungen versuchen, so umfassend wie möglich zu sein, weil einfach gesagt, mehr Fundraiser in mehr Spenden für Ihre Sache übersetzt! Wenn Ihr Ziel ist, so umfassend wie möglich sein, dass bedeutet, dass Sie alle Altersgruppen und körperlichen Fähigkeiten, um in der Lage, an Ihrer Veranstaltung teilnehmen können. Das heißt, bei der Auswahl Ihrer Route ist es eine gute Idee, nicht nur Blick auf eine Karte, sondern gehen Sie dort und tatsächlich zu Fuß den Kurs selbst. Bei der Vermessung der Straße, achten Sie auf Erhöhung Gewinn, Verkehr, Straßenverhältnisse, und alle anderen Faktoren, die möglicherweise die Teilnahme an Ihrer Veranstaltung anstrengend für die weniger körperlich in der Lage. Sie können auch von der Kontaktaufnahme mit einem lokalen Laufen oder Walking Club für Vorschläge von Routen, die Ihre Teilnehmer & rsquo; s Fähigkeit Ebenen passen können profitieren. Einige gemeinsame Strecken Entfernungen für wohltätige Veranstaltungen sind 5k, 10k, Halbmarathon und Marathon.

Sicherheit

Die Sicherheit der Teilnehmer ist bei der Routenplanung besonders wichtig. Wie viel Verkehr fährt auf Ihrer Route? Gibt es ausreichende Fußgängerstrecken, die Ihre Teilnehmer sicher vom Verkehr halten? Muss Ihre Strecke verlangen, dass Ihre Teilnehmer über besonders belebte Straßen fahren? Ist eine Strecke Ihrer Strecke im Bau? Wird der Kurs für die Öffentlichkeit zugänglich gemacht, so dass es für Nichtregistrierte leicht ist, mit Ihren Teilnehmern in Kontakt zu treten? Fragen Sie sich diese Fragen helfen Ihnen Diagramm Ihren Kurs rund um mögliche Gefahren und lassen Sie Ihre Teilnehmer eine lustige, unbeschwerte Erfahrung am Tag der Veranstaltung haben.

Transport
Bei der Wahl des Standortes Ihrer Route, halten auch Teilnehmer und Zuschauer Zugang zu Transport im Auge. Wenn Sie möchten, dass Zuschaueranziehung und leichter Zugang zur Veranstaltung für Ihre Teilnehmer, stellen Sie sicher, dass der Kurs ist in unmittelbarer Nähe zu den öffentlichen Verkehrsmitteln und dem Parkplatz für diejenigen, die Autos haben. Wenn Ihre Veranstaltung nicht in einer Metropolregion ist, kann es eine gute Idee, Busse zu mieten und wählen Sie einige Treffen Orte, wo die Menschen können eine Fahrt zum Veranstaltungsort zu fangen.

Ressourcen und Mitarbeiter
Die Anzahl der Teilnehmer und Zuschauer, die Sie am Veranstaltungstag erwarten, sowie Länge des Kurses sind die zwei Hauptfaktoren, die die Größe Ihres freiwilligen Personals und benötigten Ressourcen bestimmen. Hier ist eine Liste von Artikeln, die häufig von Event Walking und Laufen Veranstaltungen verwendet:

 Zweiwegradios
 Seil, Band und Kegel zur Kursmarkierung
 Beschilderung für Start- und Zielbereiche
 Beschilderung für Service- und Supportbereiche
 Tragbare Toiletten
 Mülleimer
 Essen
 Wasser
 Zelte
 Tische
 Bühne für Preisverleihung
 PA-System
 Generator

Mit Blick auf Ihre Kurs-Karte, werden Sie in der Lage, strategisch Position Ihre Wasser-Stationen, Mülleimer, tragbare Toiletten, Konzessionsstände und so weiter. Bei der Platzierung dieser Ressourcen, denken Sie daran, dass viele Menschen wollen, um im Finish / Feier-Bereich nach dem Ereignis zu sammeln, so dass Sie möglicherweise zusätzliche Ressourcen in diesem Bereich benötigen. Bei der Planung für Essen und Wasser für Ihre Teilnehmer, möchten Sie vielleicht einen lokalen Markt zu fragen, um die Veranstaltung in der Art von gespendeten Orangen, Bananen und Wasser, die Sie auf dem Kurs positionieren können Sponsor. Für Ihre Zuschauer Konzession steht, müssen Sie bestimmen, welche Arten von Lebensmitteln Sie verkaufen und wenn Sie vorbereiten oder kochen müssen Lebensmittel vor Ort. Es gibt viele Firmen, die Sie an Personal einstellen und Nahrung an Ihren Konzessionsständen vorbereiten können, oder Sie konnten Ihre Freiwilliger verwenden. In beiden Fällen sollten Sie überprüfen, ob Sie eine spezielle Genehmigung zum Verkauf oder zur Zubereitung von Nahrungsmitteln für die Öffentlichkeit benötigen.

Gesetzmäßigkeiten eines Charity Walk oder Run
Apropos Sondergenehmigungen, gibt es mehrere Gesetzmäßigkeiten zu berücksichtigen, wenn die Planung eines Charity-Spaziergang oder laufen. Haben Sie sich für Ihre Route entschieden, sehen Sie, ob Sie die geplante Route berechtigen müssen? Möglicherweise müssen Sie mit dem Gemeinderat oder der Person, die das Land gehört zu sprechen. Haben Sie überprüft, um sicherzustellen, dass es keine anderen Veranstaltungen auf Ihrer Route kommen Veranstaltungstag geplant? Haben Sie eine Haftpflichtversicherung für Ihre Veranstaltung erhalten? Idealerweise sollte Ihre Versicherung alle medizinischen Probleme, die während der Veranstaltung auftreten, sowie Schäden an dem Land und der umliegenden Immobilie abdecken. Mit der Größe des Ereignisses, das Sie erwarten, sind Sie erforderlich, um die Polizeipräsenz zu planen oder fordern Sie Straßenschließungen? Haben Sie die Erlaubnis von der Organisation, die Sie Geld für die Verwendung ihrer Logo und Namen?

Angesichts jeder Stadt, Stadt oder Bezirk haben ihre eigenen Satz von Vorschriften, wie Sie sie ansprechen wird auf lokale Gesetze und Anforderungen ab. Was wir oben hervorgehoben haben, sind nur einige der größeren Gegenstände, die Sie untersuchen sollten. Wir würden vorschlagen, kontaktieren Sie Ihren lokalen Rat für weitere Informationen.

FINDENDE TEILNEHMER

Marketing
Nun, da Sie einen Veranstaltungsort ausgewählt haben und alle notwendigen Genehmigungen und Genehmigungen haben, ist es an der Zeit, das Wort zu verbreiten! Traditionelles Event-Marketing besteht aus Mail, TV, Radio, Zeitungsanzeigen und Schildern aus der Stadt. Diese Methoden können effektiv sein, erreichen großes Publikum, und sollten untersucht werden, aber sie können zu einem hohen Preis kommen. Don & rsquo; t lassen, die Sie unten erhalten zwar & ndash; Hat das Internet viele gezielte, kostengünstige und manchmal kostenlose Marketing-Kanäle, die ideal für die Schaffung eines Buzz über Ihre wohltätige Veranstaltung. Hier ist eine Liste von einigen Web-Marketing-Optionen, die Sie beachten sollten:

Erstellen Sie eine Website & ndash; Das ist ein Muss. Heutzutage hat jede erfolgreiche Veranstaltung eine offizielle Website, wo sie die Öffentlichkeit, Medien und interessierte Sponsoren für weitere Informationen leiten können.

Facebook, Twitter, Soziale Medien & ndash; Es gibt unzählige Online-Communities und Fan-Seiten gibt, die mit Menschen leidenschaftlich über die gleiche Ursache gefüllt sind, die Sie für Geld zu erhöhen sind. Holen Sie sich mit diesen Menschen und tauchen Sie ein in die Online-Konversation. Erstellen Sie eine Facebook Fan Page oder Twitter-Seite für Ihre Veranstaltung, envite Ihre neuen Online-Freunde und ermutigen sie, ihre Freunde zu werben, um sich für die Sache engagieren.

Bezahlte Suche Werbung & ndash; Google und andere Suchmaschinen können Sie auf Keyword-Phrasen bieten und eine Anzeige an der Spitze ihrer Suchergebnisse. Versuchen Sie, auf Schlüsselwörter wie & ldquo; London Nächstenliebeereignisse & rdquo; Oder & ldquo; London-Fundraisinglauf & rdquo ;. Erstellen Sie überzeugende Anzeigentexte und locken Sie den Benutzer an, um zu Ihrer offiziellen Ereignisweb site für mehr Information zu klicken.

Senden Sie Ihre Veranstaltung an einen Online-Veranstaltungskalender & ndash; Es gibt viele Websites, die Ihnen eine kostenlose Veranstaltung Auflistung in ihrem Online-Kalender. Senden Sie Ihre Veranstaltung Profil so viele von diesen wie möglich und stellen Sie sicher, einen Link zurück zu Ihrer Website in der Beschreibung enthalten.

E-Mail-Werbung & ndash; Gibt es in Ihrem Unternehmen bereits eine Liste von Mitgliedern, die Ihren monatlichen Newsletter oder E-Mail-Benachrichtigungen abonnieren? Senden Sie Ihre Kontaktliste eine attraktive HTML – E – Mail mit Informationen über Ihre Veranstaltung und einen Link zu Ihrem. Stellen Sie sicher, dass Sie & ldquo; share & rdquo; Tasten in Ihren E-Mails, um es einfach für den Empfänger, um es an einen Freund weiterzugeben. Auch auf Ihrer Website, Facebook-Seite und Twitter-Seite, eine Funktion, wo der Besucher können sich Ihre Mailing-Liste.

Teilnehmerregistrierung

Etwas Wichtiges zu berücksichtigen, von Beginn der Planungsphase ist, wie Sie Kontaktinformationen, Eintrittsgelder und Fundraising-Verpflichtungen von Menschen, die teilnehmen wollen sammeln. Bis vor kurzem sammelten die meisten Veranstaltungen Teilnehmerdaten und Teilnahmegebühren persönlich in der Veranstaltungsabteilung mit einem Papierregistrierungsformular. Zur Straffung der Mitarbeiter Workload, die zusammen mit papierbasierten Registrierung kommt, möchten Sie vielleicht einen Technologie-Anbieter, der in Event-Management-Software und Online-Event-Registrierung spezialisiert finden. Ein integriertes Online-Event-Management-System ermöglicht es Ihnen, eine benutzerdefinierte Online-Registrierung Formular, Link zu diesem Formular von Ihrer Website zu erstellen und sammeln Sie Ihre Teilnehmer Kontaktdaten online. Wir würden vorschlagen, dass die Technologie, die Sie wählen, ein Händler-Gateway integriert mit dem Registrierungsformular, so dass Sie nahtlos und sicher sammeln Zahlung online während des Registrierungsprozesses. Abhängig von Ihrem Technologieanbieter sollten die auf einem Online-Anmeldeformular gesammelten Daten erfasst und in einer Datenbank gespeichert werden, die Sie sich anmelden können, die Daten verwalten, Berichte ausführen, E-Mail-Teilnehmer abrufen und Stornierungsrückerstattungen bei Bedarf bearbeiten können.

Beispiele für Fragen, die auf einem Charity-Walk-Registrierungsformular enthalten sein könnten, sind:

 Name
 Adresse
 Email
 Telefon
 Alter
 Geschlecht
 Notfallkontakt
 Shirt Größe (wenn Sie ein kostenloses Shirt mit dem Nenngeld anbieten)
 Wie haben Sie von dieser Veranstaltung erfahren?
 Anzahl, wie oft Sie an dieser Veranstaltung teilgenommen haben
 Team Name (wenn Sie Team-Fundraising anbieten)
 Was ist Ihr Fundraising-Ziel?
 Welchen Abstand werden Sie gehen?
 Werden Sie am Vorabendessen teilnehmen?

Wenn Sie hoffen, die Größe Ihrer E-Mail-Datenbank zu wachsen, ist es sehr wichtig, dass Sie die E-Mail-Frage obligatorisch, so dass jede Online-Registrierung eine E-Mail-Adresse mit ihr in Ihrer Datenbank verbunden ist. Sie können diese E-Mail verwenden, um Erinnerungs-E-Mails über Änderungen am Terminplan oder wichtige Hinweise zum Fundraising zu senden. Jedes voll integrierte Online-Event-Management-System wird auch die E-Mail-Adresse, um eine automatische Bestätigung per E-Mail senden die Registrant wissen, dass ihre Zahlung wurde akzeptiert und Spot für die Aufnahme Aufnahme gespeichert.

Fundraising-Werkzeuge

Einige erweiterte Event-Management-Systeme gehören eine Online-Fundraising-Plattform, die Sie mit Ihrem Online-Anmeldeformular integrieren können. Was ist großartig daran ist, dass jede Person, die online registriert automatisch eine Online-Fundraising-Website für sie erstellt hat. Die Spendenaktion kann ihre Website, Anzeigenbilder anpassen, ein Fundraising-Ziel, Blog über ihre Fortschritte und Ausbildung für die Veranstaltung und kommunizieren mit ihren Spendern. Der Spender kann die Fundraising-Website zu besuchen und eine Online-Spende mit ihrer Kreditkarte, an welcher Stelle die Spende Betrag wird dem Fundraiser Ziel insgesamt hinzugefügt und Geld wird an die gemeinnützige Organisation. Viele Organisationen bewegen ihre Fundraising-Bemühungen vollständig online, weil der allgemeine Konsens ist, dass die Menschen wahrscheinlich mehr zu spenden, wenn sie in der Lage, es online aus dem Komfort ihres eigenen Heims zu tun sind.

Kommunikation bis zum Ereignistag

Der Schlüssel zu einer erfolgreichen Veranstaltung ist es, die Registrant & rsquo; s Aufregung und Vorfreude von dem Tag an, an dem sie den ganzen Weg bis zu ihrer Ankunft am Veranstaltungstag registrieren. Teilnehmer, die Monate vor dem Ereignis anmelden, verlieren möglicherweise Interesse oder verlangsamen ihre Spendenaktionen, wenn sie nicht regelmäßig verlobt und gefördert werden. Dies ist, wo das Sammeln Ihrer Anmeldungen online wird sehr nützlich sein. Da Sie eine Datenbank von Registranten einschließlich ihrer E-Mail-Adresse haben, können Sie senden Erinnerungs-E-Mails und halten Sie die Kommunikation bis zum Ereignis. Einige Content-Ideen für einen wöchentlichen Newsletter könnten sein:

Updates und spezielle Ankündigungen von Entwicklungen für den Event-Zeitplan oder zusätzliche Unterhaltung
Fundraising-Tipps
Nachrichten und Artikel aus der Organisation Ihrer Veranstaltung wird für Geld zu erhöhen
Ein Trainingsplan für diejenigen, die in Form für die Veranstaltung
Sonderwettbewerbe für die Preisverleihung nach dem Event
Freie Preise und Anreize für die Teilnehmer, die Freunde werben, um die Ursache zu verbinden

Sie sollten auch eine letzte E-Mail an Ihre Registranten senden 2-3 Tage vor dem Event einschließlich:

 Ereignisstartzeit
 Anleitung, wie und wo Check-in bei der Ankunft
 Liste der Veranstaltungen
 Erinnerung, zum zusätzliches Geld zu holen, wenn sie Waren oder Nahrung an der Feier Partei kaufen möchten
 Zusammenfassung der Preise, die an die besten Spendensammler vergeben werden
 Die Kosten der verspäteten Anmeldung, wenn jemand will, um einen Freund zu der Veranstaltung zu bringen
 Wettervorhersage, so dass die Menschen passen angemessen
 Liste der Hotels in der Umgebung für alle, die die Nacht bleiben wollen

NACH DEM VERANSTALT

Sie und Ihre Mitarbeiter können nach dem langen Aufbau auf eine erfolgreiche Veranstaltung erschöpft sein, aber glauben Sie es oder nicht, sollten Sie bereits über das nächste Jahr & rsquo; s Veranstaltung denken! Angesichts jeder hatte eine tolle Zeit, senden Sie eine Follow-up-E-Mail und bieten Ihren Registranten einen ermäßigten Preis für das nächste Jahr & rsquo; s Veranstaltung, wenn sie für sie jetzt registrieren. Oder bieten ihnen einen & ldquo; zurückkehrenden Teilnehmer & rdquo; Gutschein, die sie verwenden können, wenn Sie im nächsten Jahr & rsquo; s Online-Registrierung zu aktivieren. Eine weitere intelligente Sache zu tun ist, senden Sie eine Online-Umfrage an Ihre Teilnehmer und fragen sie, was sie mochten und was kann für das nächste Jahr & rsquo; s Veranstaltung verbessert werden. Sie können Ihren Teilnehmern ein kostenloses Geschenk oder einen Ermäßigungsrabatt anbieten, wenn sie das Formular für Sie ausfüllen. Dieses Teilnehmerfeedback ist äußerst wertvoll und wird Ihnen helfen, ein Gefühl für die Teilnehmererfahrung zu bekommen, weil viele Veranstalter so oft am Veranstaltungstag mit so vielen administrativen Aufgaben zum Jonglieren abgeschirmt sind.