Schritte zur Ereignisplanung: Plan, Überprüfung, Implementierung und Überprüfung wieder

Meeting-und Event-Planung kann einfach erscheinen, aber Profis wissen, dass es mehr auf den Prozess als das Auge trifft. Es gibt zahlreiche Schritte bei der Planung einer erfolgreichen Veranstaltung, beginnend mit der Identifizierung der Art der Veranstaltung, die Sie halten möchten und die Bestimmung des Ziels und der gewünschten Ergebnisse der Veranstaltung. Sobald Sie ein Datum und eine Uhrzeit für Ihre Veranstaltung oder Veranstaltung ausgewählt haben, kann die Planung ernsthaft beginnen.

Der erste Schritt in der Planung beinhaltet die Festlegung eines Budgets für Ihre Veranstaltung, durch die Ermittlung der potenziellen Einnahmen und detaillierte Angaben zu erwartenden Ausgaben. Dies ist ein Bereich der Event-Planung, die eine ständige Überprüfung und Revision benötigen, basierend auf den tatsächlichen Einnahmen und Kosten. Ein Certified Meeting Professional (CMP) hat bewiesen, nicht nur Meeting-und Event-Design, sondern auch im Finanzbereich. Julie Wong, CMP der Event-Concierge in Phoenix, Arizona, sagt: „Nach unserer Erfahrung können wir fast immer auf Dinge hinweisen, die unsere Kunden vergessen haben, in den Haushalt einzubeziehen.“ Sie unterstreicht die Bedeutung der Nachverfolgung von Kosten und Budget Probleme während der gesamten Planung der Veranstaltung, und erklärte: „Es ist wichtig, über die tatsächlichen Kosten zu bleiben, wie Sie durch die Event-Planung zu arbeiten. Eine Änderung der Preisgestaltung kann einen Domino-Effekt erzeugen, der den Erfolg des Ereignisses negativ beeinflussen kann. “

Das Auswählen eines Ortes und eine Art der Einrichtung für Ihre Veranstaltung, die mit dem Budget übereinstimmt, ist der nächste Schritt in der Eventplanung. Meeting-und Event-Planung Profis kennen die Ins und Outs der verschiedenen Veranstaltungsorten und haben Beziehungen mit dem Management entwickelt. Auf der Grundlage von Erfahrungen können sie auch Empfehlungen bezüglich der Nutzung der Raum-, Kapazitäts- und Sitzanordnungen machen.

Von hier aus gibt es viele Entscheidungen zu treffen, einschließlich Menüplanung, Auswahl von Anbietern, Bestellung von Materialien, Verwaltung der Einladung und Reaktion Prozess, und vieles mehr, je nach Umfang der Veranstaltung. Ein CMP hat Erfahrung im Projektmanagement, in der strategischen Planung, im Sitemanagement und im Marketing, das ihm erlaubt, über alle Details während des Prozesses zu bleiben. Die Arbeit der CMP geht weit über die ursprüngliche Planung hinaus, wie Wong offenbart. „Was die Meeting- und Eventplaner aus Erfahrung wissen, ist, dass das Abziehen einer erfolgreichen Veranstaltung Planung, Überprüfung, Implementierung und Überprüfung noch einmal erfordert“, erklärt sie. „Event-Planung ist ein sehr flüssiger Prozess, und wir sind geschult, um jeden Aspekt einer Vielzahl von Meetings und Veranstaltungen zu behandeln. Wir verfolgen jedes Detail mehrmals und passen uns nach Bedarf an, um sicherzustellen, dass unsere Kunden mit dem Ergebnis ihrer Veranstaltung vollkommen zufrieden sind. “

Arbeiten mit einem professionellen Event-Planer können zahlreiche Vorteile bieten. Die unzähligen Details, die in ein Ereignis gehen kann eine Quelle von Stress für Sie sein, aber zu einem professionellen Tagungsplaner sie sind alle an einem Arbeitstag. Kunden von professionellen Tagungs- und Veranstaltungsplanern profitieren auch von den Beziehungen, die der Eventplaner mit Herstellern, Einrichtungen, Druckern, Musikern, Floristen usw. aufgebaut hat. Ihre Erfahrung und Engagement während des gesamten Prozesses beseitigen zusätzliche Sorgen, Zeit, Papierkram und Mitarbeiter für den Kunden. Es ist das Ziel des Meeting Planners, sicherzustellen, dass Ihre Veranstaltung ist alles, was Sie wollen und müssen es sein.