Schlüsselwort In Management Kunden Erwartungen: Kommunikation

Als Managementberater wissen Sie, dass die Kundenzufriedenheit und der Ruf Ihres Unternehmens eng miteinander verbunden sind. Wenn Ihr Beratungsgespräch die Marke verpasst – oder auch wenn Ihr Kunde es nur so wahrnimmt – sind Ihre zukünftigen Geschäftsaussichten auf der Strecke. Deshalb ist es so wichtig, die Erwartungen Ihrer Kunden für das Projekt zu verstehen und sorgfältig zu verwalten.

Bei der Einstellung Sie als Berater, das letzte, was Ihr Kunde will, ist eine unangenehme Überraschung, wie plötzlich das Lernen, dass das Projekt über Budget gegangen ist oder wurde durch ein nicht verwaltetes Risiko verzögert. Es ist wahr, dass manchmal Verzögerungen und Störungen einfach nicht vermieden werden können. Aber das bedeutet nicht, dass sie eine negative Auswirkung auf Ihre Kundenbeziehung haben müssen. Das Geheimnis liegt in der Verwaltung – oder sogar übertreffen – die Erwartungen des Kunden durch die Vorbereitung Ihres Kunden für was schief gehen könnte.

Wenn Sie Ihre Hausaufgaben planen, auswerten und dokumentieren, erhalten Sie eine Möglichkeit, Ihren Kunden auf alle Faktoren aufmerksam zu machen, die die Ergebnisse beeinträchtigen können. Wenn alles reibungslos verläuft, haben Sie die Erwartungen Ihrer Kunden übertroffen. Und wenn die Dinge nicht nach Plan gehen, wird Ihr Kunde für die schlechte Nachricht vorbereitet werden.
Der Projektmanagementplan

Noch bevor Ihre Arbeit beginnt, können Sie damit beginnen, die Erwartungen der Kunden mit einem durchdachten Projektmanagementplan zu verwirklichen. Dieses Dokument legt das Verständnis des Umfangs des Projekts fest; Die Motivation dahinter; Und seine Ziele, Ziele, Erfolgsmessung und Ergebnisse.

Je mehr Informationen Sie Ihrem Kunden im Projektmanagementplan geben können, desto weniger Chancen werden Sie später über Missverständnisse haben.

In dem Plan, alle Faktoren, die den Erfolg des Projekts oder die Ergebnisse des Kunden negativ beeinflussen könnten, auflisten. Dies können interne Einflüsse wie Budgetbelastungen oder externe Faktoren sein, die außerhalb Ihrer Kontrolle liegen, wie etwa Markttrends oder Versorgungsengpässe. Das Einbeziehen dieser potenziellen Einschränkungen in Ihren Plan hilft, Erwartungen zu verwalten, indem Sie den Klienten für mögliche zukünftige Verzögerungen oder Störungen vorbereiten.

Ihr Projektmanagementplan kann auch Rollen, Verantwortlichkeiten, Zusagen und Kommunikationsschnittstellen zwischen internen und externen Stakeholdern im Projekt definieren. Festlegung der Erwartungen für die Planung sowie die Menge der menschlichen und anderen Ressourcen erforderlich, um den Job zu erledigen helfen, Überraschungen für Ihren Kunden zu verringern, sobald die Arbeit im Gange ist.

Ein Entwurf Projektmanagement-Plan ist auch ein guter Ausgangspunkt für die Diskussion mit Ihrem Client, um sicherzustellen, dass Sie beide die gleiche Vision für das, was das Engagement zu erreichen, so dass Sie die Arbeit mit einem klaren Handlungsspielraum zu erreichen.

Der Risikomanagementplan

Ein weiteres wichtiges Dokument vor Beginn der Arbeit ist ein Risikomanagementplan. Die Entwicklung einer detaillierten Strategie zur Identifikation, Überwachung und Lösung von Risiken zeigt, dass Sie es ernst meinen, das Projekt auf dem richtigen Weg zu halten.

Eine kontinuierliche, gut dokumentierte Risikomanagementstrategie hilft, die Erwartungen zu verwirklichen, indem Sie Ihrem Kunden bewusst machen, was schief gehen könnte. Gleichzeitig positioniert er Sie als proaktiver Führer, der hart arbeitet, um Risiken zu vermeiden, kostspielige Probleme für Ihren Klienten zu vermeiden.

Um Ihnen dabei zu helfen, sich über potenzielle Risiken im Zusammenhang mit dem Projekt zu informieren, sollten Sie einen Workshop zur Risikobewertung mit allen Projektbeteiligten durchführen. Bitten Sie die Teilnehmer, mögliche Risiken zu identifizieren, die den Erfolg des Projekts behindern, und fordern Sie sie auf, die zehn gefährlichsten Bedrohungen zu priorisieren.

Sobald die Liste „Top 10 Risiken“ gesetzt ist, erstellen Sie einen Risikomanagementplan, der Strategien zur Minderung, Vermeidung oder Prävention umfasst, um diese kritischen Risikofaktoren anzugehen. Sie werden auch bestimmte Teammitglieder zugewiesen werden, um an der Lösung jedes kritischen Risikos zu arbeiten.

Ihr Risikomanagementplan sollte auch Ihre Pläne für die Dokumentation, Messung, Überwachung und Neubewertung von Risiken im Laufe des Projekts sowie die Aufgaben und Verantwortlichkeiten des jeweiligen Risikomanagements beinhalten.

Projektstatusberichterstattung

Wenn der Schlüssel zum Verwalten von Client-Erwartungen in nur einem Wort zusammengefasst werden könnte, würde dieses Wort „Kommunikation“ sein. Ob die Informationen, die Sie mit Ihrem Client teilen müssen, positiv oder negativ sind, halten die Kommunikationslinien offen, baut Vertrauen und demonstriert Ihre Ehrlichkeit Und Professionalität.

Finden Sie heraus, wie oft Ihr Kunde Fortschrittsaktualisierungen erhalten und einen Berichtszeitplan erstellen möchte, der seinen Anforderungen entspricht. Erstellen Sie für jeden Berichtszeitraum einen kurzen Statusbericht, der Folgendes umfasst:

– Fortschritte in Richtung etablierter Erfolgsmetriken, wie Meilensteine ​​erreicht

– Kritische Fragen und Risiken, und wie Sie sie ansprechen

– Abweichungen vom Plan, deren Ursachen und deren Auflösung

– Fortschritte bei Zeit- und Kostenvoranschlägen

Die Idee ist, die Erwartungen Ihrer Kunden zu verwirklichen, indem Überraschungen auf ein Minimum reduziert werden. Regelmäßige Berichtszeiträume geben auch Ihrem Kunden die Möglichkeit, Fragen zu stellen und Bedenken auszudrücken, so dass Sie eine Chance haben, diese Bedenken anzusprechen, bevor sie Unzufriedenheit des Kunden verursachen.