Identifizierung alternativer Lösungen, die Anschaffungsvoraussetzungen unterstützen

Dieser Artikel befasst sich mit den schwierigsten Fragen bei der Ermittlung guter alternativer Lösungen, die den Anforderungen der IT-Akquisition entsprechen. Bei der Identifizierung von alternativen Lösungen, ist es nützlich zu bestimmen, wie andere erfolgreiche Organisationen das Problem gelöst haben. Es ist auch nützlich zu lernen, welche Lösungen derzeit von Auftragnehmern angeboten werden. Diese sind in einem Kurs wie diesem schwierig zu tun, obwohl Sie einige Informationen mit einer Internetsuche und möglicherweise von Ihrer eigenen Organisation erhalten können.

Durch die Analyse der alternativen Lösungen kann eine Organisation bestimmen, welche für die Organisation am besten geeignet ist, unter Berücksichtigung der Schätzungen der Kosten, Nutzen und Risiken. Mit dieser Information über die ausgewählte Lösung ist die Organisation in der Lage, grob zu schätzen Die erforderlichen Mittel und die Dauer des Projekts zur Umsetzung der Lösung. Mit anderen Worten, es hat eine gute Vorstellung von dem notwendigen Budget, der Länge des Projekts, dem Personal, das es für das Projekt zur Verfügung stellen muss, und die Arbeit, die der Auftragnehmer leisten muss. Es kann dann eine Anfrage für Vorschlag (RFP) von qualifizierten IT-Dienstleister vorbereiten.

Vor der Erteilung eines RFP, muss eine Organisation wissen, dass es Vertragspartner qualifiziert, auf die RFP zu reagieren, die die Lösung der Käufer (Erwerber) Organisation zu implementieren beschreibt. In einer späteren Aktivität müssen Sie Beispiele für potenzielle Anbieter / Auftragnehmer geben, die für die Implementierung der Lösung qualifiziert sind. Dies sind die „alternativen Vertragspartner“, die identifiziert werden müssen. (Sie werden nicht wirklich bereiten eine RFP in diesem Kurs.) Dementsprechend gibt es einen Unterschied zwischen alternativen Lösungen und alternative Vertragspartner.

Die RFP wird in der Regel darauf hin, dass der Käufer ist offen für Verbesserungen der Lösung in der RFP. Als Ergebnis werden die Auftragnehmer in ihren Vorschlägen versuchen, die Lösung der RFP zu verbessern und können sogar eine völlig andere Lösung empfehlen. Der abschließende Vertrag wird mit dem Auftragnehmer ausgehandelt, der den besten Wertvorschlag hat. Die durch den Vertrag durchzuführende Lösung kann die im RFP beschriebene sein oder es kann eine ganz andere Art sein, das von einem Auftragnehmer vorgeschlagene Problem zu lösen, und der Käufer glaubt, dass er ein besserer Wert ist als die Lösung im RFP.

IPT-Kompetenz. Die Kompetenz der IPT, insbesondere des Projektleiters, ist sehr wichtig, da sie fast alles beeinflusst, einschließlich der betrachteten und nicht berücksichtigten Alternativen. Wie für andere potenzielle Mitglieder, sind die talentiertesten Nicht-IT-Stakeholder in der Regel in anderen wichtigen Aktivitäten beteiligt, und es gibt oft eine Zurückhaltung, sie für die Bereitstellung auf einem IPT zu verpflichten. Allerdings muss das Management erkennen, dass die Gestaltung der Zukunft der Organisation, die die IPT tut, muss durch die talentiertesten Mitarbeiter getan werden. Vorgefertigte Lösungen. Pre-conceived Lösungen verhindern oft, dass andere Lösungen ernsthaft in Betracht gezogen werden. Häufige Symptome dieses Problems sind: (1) alle Alternativlösungen sind im Wesentlichen die gleiche Lösung, mit kleinen Variationen oder (2) eine Alternative ist vernünftig (die vorgewählte) und die anderen beiden sind so schlecht, dass das Management niemals würde Wählen.

Lösung Starrheit. Einige Personen argumentieren, dass es keine andere Lösung für das Problem als die, die sie wollen. Eine IPT kann so an eine „einzige Lösung“ gebunden werden, dass sie nicht ernsthaft alternative Lösungen sucht oder berücksichtigt. Ständig mit diesem Problem konfrontiert, entschied sich eine Organisation, zwei getrennte IPTs zu bilden, um das gleiche kritische Problem zu studieren und unabhängig alternative Lösungen zu entwickeln. Jede IPT zeigte, dass es – und war – mehr als eine Lösung für das Problem geben könnte. Die Teams wussten, dass sie im Wettbewerb waren, so dass sie höchstwahrscheinlich besondere Anstrengungen unternahmen, um das „One-Lösung“ -Syndrom zu vermeiden. Die Organisation betonte, dass besondere Anstrengungen unternommen werden müssen, um alternative Lösungen zu identifizieren. Interne Politik. Politische Faktoren können ein schwieriges Problem darstellen. Wenn Senior Management entscheidet, dass es will „X“, kann es schwierig sein, sie zu überzeugen, sie sind falsch und dass „Y“ ist besser. Dies ist, wo die Phrase „gehen zusammen, um allein zu bekommen“ zu oft gilt, weil IPT-Mitglieder haben Befürchtungen über Aktionen, Erhöhungen und sogar Arbeitsplatzsicherheit.

Leistungsvergleich. Einige Organisationen können das Benchmarking nicht nutzen. Eine der besten Ideenquellen für alternative Lösungen zur Lösung eines Leistungsproblems ist die Verfolgung der erfolgreichsten Organisationen. Eine Regierungsbehörde sagte, es gerettet viele Millionen von Dollar, indem sie die kostspielige R & D eines großen Versicherungsunternehmens. Es nahm die sehr erfolgreiche Schadenbearbeitung Lösung von der Firma entwickelt und hatte zu tun, relativ geringfügige Schneiderei, um es fit für die Agentur. Natürlich wäre blindlings die Annahme einer anderen Organisation die Lösung wäre ein Fehler, weil keine zwei Organisationen genau gleich sind. Sogar wenn die Lösung eine ausgezeichnete Passform zu sein scheint, ist immer ein Tailoring erforderlich. Mit „Kosten“ zu stimulieren IPT Innovation. Wenn der Verdacht besteht, dass das integrierte Projektteam in seinem Denken über alternative Lösungen zu eng ist, ist eine Möglichkeit, neue Alternativen anzuregen, das Team aufzufordern, eine oder mehrere andere Lösungen zu entwickeln, die nicht mehr als $ X kosten würden (viel weniger Als die Alternativen, die das Team bereits identifiziert hat). Das Team könnte zunächst sagen, dass dies nicht möglich ist, aber dann selbst überraschen, indem sie mit guten neuen Alternativen, die weniger als $ X kosten.

Ich kann bezeugen, dass eine neue Kostenbegrenzung eine Quelle für kreative Alternativlösungen sein kann. Es geschah zu einem Zeitpunkt, als der Vorstandsvorsitzende unser Festpreisangebot auf ein dreieinhalbjähriges Projekt halbierte, weil es ein sehr prestigeträchtiges Projekt war, das er gewinnen wollte. Er wusste, dass er viel Werbung gewinnen würde. Wir gewannen und er bekam viel Publizität im ganzen Land in vielen Arten von Medien, angefangen von Fernsehauftritten bis zu Interviews für nationale Publikationen. In der Zwischenzeit musste unser Team herausfinden, wie die Lösung umzusetzen ist und die Anforderungen mit der Hälfte der geplanten Mittel erfüllen. Wir haben unglaublich kreativ und es hat sich als sehr erfolgreich erwiesen. Das Ausmaß der Herausforderung hat dazu beigetragen, unser Team zu begeistern. Wäre das Budget nicht halbiert worden, hätten wir nie so kreativ sein können.

Genaue Kommunikation mit Entscheidungsträgern. Es ist nicht nur eine Herausforderung, alternative Lösungen zu entwickeln, die im Hinblick auf das Risiko und die wahrscheinlichen Leistungsergebnisse akzeptabel sind, es kann auch eine Herausforderung sein, sie genau an die Entscheidungsträger weiterzugeben. Wenn die Alternativlösungen für die Stakeholder nicht verständlich sind, ist es eine Verschwendung von Zeit, die Alternativen zu identifizieren.

Entscheidungsträger und andere Stakeholder, die jeweils ihre eigenen Interessen haben, müssen verstehen, was sie wollen und werden nicht mit jeder Alternative, einschließlich der von der IPT empfohlenen erhalten. Stakeholder Buy-In erfordert, dass sie verstehen und stimmen mit den Gründen, warum sie nicht alles bekommen, was sie wollen. Buy-in von Stakeholder-Mitgliedern der IPT ist nicht genug; Andere Stakeholder müssen auch Buy-in.

Zu oft sind die Risiken mit der empfohlenen Lösung absichtlich oder unabsichtlich nicht vollständig kommuniziert, so wird es attraktiver für die Führungskräfte Entscheidungsträger. Dies kann helfen, die Genehmigung für eine Lösung zu erhalten, aber es kann unglückliche Konsequenzen haben, wenn ein heruntergekommenes Risiko materialisiert, nachdem das Projekt genehmigt und läuft.

Auch haben einige Organisationen, wegen der Ressourcenbeschränkungen, eine Praxis der Auswahl der am wenigsten teure Lösung identifiziert. Die am wenigsten kostspielige Lösung kann viele Kompromisse beinhalten, die von den Entscheidungsträgern nicht ausreichend verstanden werden, wie z. B. ein viel größeres Risiko, als sie realisieren oder die Systemleistung beeinträchtigen, die sich möglicherweise als unannehmbar herausstellen. Die Kompromisse und Risiken müssen verständlich kommuniziert werden Weg.

In einigen Fällen werden den Entscheidungsträgern nicht die notwendigen Informationen gegeben, um zu verstehen, welche Alternative tatsächlich der „beste Wert“ ist, dh derjenige, der den größten Wert für das investierte Geld liefern würde. Dies kann passieren, wenn ein IPT einen Bericht erstellt, der keine ausreichenden quantitativen und qualitativen Maßnahmen zu Kosten, Nutzen und Risiken enthält.